Automatische incasso via Mollie

Automatische incasso is de reden dat abonnementen werken: je schrijft het bedrag zelf af, in plaats van te wachten tot je klant een factuur betaalt. Mollie maakt dat mogelijk in Nederland en de rest van de SEPA-zone. Maar Mollie levert de betaalinfrastructuur, niet het abonnementenbeheer eromheen, en dat verschil bepaalt hoeveel werk je er zelf aan hebt.

Wat is automatische incasso via Mollie?

Automatische incasso via Mollie is een SEPA-incasso (SEPA Direct Debit) die door Mollie wordt uitgevoerd op basis van toestemming die je klant heeft gegeven. Praktisch betekent dat:

• De incasso loopt onder het incassocontract van Mollie. Je hebt geen eigen incassocontract met je bank en geen eigen incassant-ID nodig, wat een aanvraagtraject van weken scheelt.
• Je hebt toestemming van de klant nodig voordat je mag afschrijven. Hoe steviger je die vastlegt, hoe beter je staat als een afschrijving wordt betwist.
• Een afschrijving is niet definitief. Bij consumenten geldt een storneringstermijn van 8 weken waarin de klant het bedrag zonder opgaaf van reden kan laten terugboeken. Bij een incasso zonder geldig mandaat loopt die termijn op tot 13 maanden.

Die laatste twee punten zijn precies waarom automatische incasso meer is dan één API-aanroep: je moet mandaten vastleggen én mislukte afschrijvingen opvolgen.

Zo krijg je toestemming om af te schrijven

Er zijn twee routes, en ze zijn juridisch niet gelijkwaardig. Dat verschil is belangrijk genoeg om te kennen voordat je kiest.

1. Via een eerste online betaling. De klant rekent één keer af via iDEAL, Bancontact of creditcard. Mollie legt op basis van die eerste betaling een machtiging vast, waarmee je daarna doorlopend via SEPA-incasso kunt afschrijven zonder dat de klant nog iets hoeft te doen. Dit is de standaardroute en verreweg de makkelijkste, omdat de klant zelf zijn bank kiest en jij nooit een IBAN hoeft over te typen.

Wees je wel bewust van wat het niet is: een iDEAL-betaling is geen ondertekend SEPA-mandaat. Het is een machtiging binnen het systeem van je payment service provider, niet een formele machtiging in de zin van de SEPA-regels. Praktisch betekent dat je bij een betwisting geen getekend mandaat kunt overleggen, en dat je klant er in de praktijk het volledige terugboekrecht bij houdt. Vrijwel iedereen die via een payment service provider incasseert werkt zo, maar reken je niet rijk aan bewijskracht die je niet hebt.

2. Via een getekende machtiging. Tekent de klant op papier of via een formulier, dan heb je wel een formele machtiging. In RCUR kun je vanaf het Advanced-pakket handmatig een IBAN toevoegen en de klant direct in een abonnement zetten, zonder eerste online betaling. Bewaar het getekende formulier geordend: dat is het enige dat je kunt overleggen als een incasso wordt betwist.

De formele eisen, de geldigheidsduur en de storneringstermijnen staan op het SEPA-incassomandaat.

Wat Mollie zelf niet doet

Mollie geeft je de bouwstenen: klanten, mandaten, terugkerende betalingen en een subscriptions-endpoint. Wat er níet in zit, is het werk eromheen:

• Abonnementen met meerdere regels of verschillende bedragen op één klant
• Automatisch opnieuw proberen na een mislukte incasso, en de klant benaderen als het opnieuw misgaat
• Facturen die meelopen met elke incassoronde
• Prijswijzigingen doorvoeren over je hele klantenbestand
• Een klantoverzicht waar niet-technische collega's mee kunnen werken

Wie alleen Mollie gebruikt, bouwt dat zelf, of doet het met de hand in een spreadsheet. Dat gaat goed tot ongeveer de eerste tientallen klanten en daarna niet meer.

Automatische incasso via Mollie opzetten met RCUR

RCUR is Mollie Gold Partner en vult precies die laag in. Opzetten kost een middag:

1. Koppel je Mollie-account aan RCUR. Je incasso's blijven via je eigen Mollie-account lopen, en je uitbetalingen komen gewoon op je eigen rekening binnen.
2. Maak een abonnement aan. Bepaal het bedrag en de frequentie. Met abonnementsregels kun je meerdere bedragen op één abonnement zetten, bijvoorbeeld een vaste maandprijs plus een variabel gebruikstarief.
3. Stuur een betaallink. De klant rekent de eerste termijn af, waarmee de machtiging voor de vervolgincasso's wordt vastgelegd. Je kunt de link mailen vanuit RCUR, hem in je eigen mail zetten, of de klant hem laten openen vanaf je website. Het betaalscherm draagt je eigen logo en kleuren.
4. Laat het lopen. Vanaf dat moment wordt er automatisch geïncasseerd, worden mislukte betalingen opgevolgd en gaan de bijbehorende facturen de deur uit.

Mislukte incasso's opvolgen

Een deel van je incasso's mislukt altijd: onvoldoende saldo, een opgeheven rekening, een stornering. Dat is normaal; het probleem is wat er daarna gebeurt. Handmatig achter storneringen aangaan is het werk waar je uren aan kwijt bent en dat je het snelst laat versloffen.

RCUR probeert een mislukte SEPA-incasso automatisch opnieuw, of stuurt de klant een betaallink zodat die alsnog kan betalen. Je kunt de teksten van die herinneringen zelf instellen met e-mailtemplates, zodat de toon bij je bedrijf past. Op die manier verliest een mislukte afschrijving je geen klant en geen omzet.

Facturen automatisch meesturen

Incasseren zonder factuur laat je boekhouding scheef lopen. RCUR koppelt daarom met Moneybird, Exact Online, WeFact en e-Boekhouden: bij elke incassoronde wordt de bijbehorende factuur automatisch aangemaakt en verstuurd. Voor alles wat daarbuiten valt is er een publieke API en een Zapier-koppeling.

Wat het kost

Je betaalt twee dingen: de transactiekosten van Mollie, en een abonnement op RCUR. Dat abonnement begint bij € 10 per maand; handmatige IBAN-invoer zit vanaf Advanced (€ 15) en automatische opvolgingen vanaf Expert (€ 24). Boekhoudkoppelingen en API-toegang zitten in Professional (€ 35).

Belangrijk verschil met veel andere abonnementstools: RCUR rekent geen kosten per transactie en geen percentage over je omzet. Je rekening blijft dus gelijk als je groeit. Je kunt 7 dagen gratis proberen, zonder creditcard.