Incassosoftware voor terugkerende betalingen

"Incassosoftware" betekent in het Nederlands twee heel verschillende dingen, en dat verschil bepaalt of je op de goede pagina bent beland.

Twee betekenissen, twee soorten software

Debiteurenbeheer. Software die je helpt bij het innen van facturen die al te laat zijn: aanmaningen, herinneringen, betalingsregelingen en uiteindelijk een incassobureau. Dit is reparatiewerk achteraf.

Automatische incasso. Software die het bedrag zelf afschrijft op de afgesproken datum, op basis van een machtiging die de klant vooraf heeft afgegeven. Hier ontstaat de achterstand grotendeels niet, omdat je niet wacht tot iemand betaalt.

Deze pagina gaat over de tweede soort: de software die je nodig hebt zodra je met abonnementen, contracten of onderhoudsplannen werkt. Wil je weten hoe het afschrijven technisch verloopt, lees dan automatische incasso via Mollie.

Wat incassosoftware voor abonnementen moet kunnen

Zes dingen. De eerste twee heeft iedereen, bij de rest zit het verschil.

1. Toestemming vastleggen. De klant machtigt je om af te schrijven, meestal doordat hij een eerste betaling doet waarna je payment service provider een machtiging vastlegt. Let op: zo'n eerste betaling is geen ondertekend SEPA-mandaat. Wil je dat wel, dan laat je de klant tekenen en voer je de IBAN handmatig in. Zie het SEPA-incassomandaat.
2. Op schema afschrijven. Maandelijks, per kwartaal of per jaar, met de mogelijkheid om per klant af te wijken.
3. Mislukte incasso's opvolgen. Een deel mislukt altijd: onvoldoende saldo, opgeheven rekening, stornering. Zonder automatische opvolging is dit het werk dat blijft liggen en dat je direct omzet kost.
4. Facturen laten meelopen. Elke incasso hoort een factuur te hebben, en die factuur hoort in je boekhouding te staan zonder dat iemand hem overtypt.
5. Prijzen kunnen wijzigen. Een indexatie doorvoeren over je hele klantenbestand moet een handeling zijn, geen project.
6. Bruikbaar zijn voor niet-technische collega's. Als alleen de ontwikkelaar een abonnement kan aanpassen, heb je een knelpunt ingebouwd.

Kant-en-klaar of zelf bouwen op de API

Payment service providers zoals Mollie geven je bouwstenen: klanten, mandaten, terugkerende betalingen. Dat is genoeg om een eerste incasso werkend te krijgen, vaak binnen een dag.

Wat je daarna zelf bouwt is het echte werk: de retry-logica na een mislukte afschrijving, de e-mails eromheen, de koppeling met je boekhouding, een beheerscherm, en de randgevallen (een klant die halverwege de maand opzegt, een bedrag dat wijzigt, een stornering die drie weken later binnenkomt).

Zelf bouwen is verdedigbaar als incasso je kernproduct is. Zo niet, dan onderhoud je permanent iets dat geen onderscheidend vermogen oplevert.

Waar je op let bij het vergelijken

Het kostenmodel is belangrijker dan de maandprijs. Veel abonnementstools rekenen een percentage over je omzet of een bedrag per transactie, bovenop de kosten van je payment provider. Bij honderd klanten van € 30 per maand is het verschil tussen een vast tarief en 1% over je omzet al snel een paar honderd euro per jaar, en dat verschil groeit met je bedrijf mee.

Wie houdt het geld vast? Bij een koppeling met je eigen Mollie-account komen uitbetalingen op je eigen rekening binnen. Bij tools die als tussenpartij optreden loopt het geld eerst langs hen. Dat verschil raakt je cashflow en je risico.

Wat gebeurt er bij een stornering? Vraag concreet door: probeert de software het automatisch opnieuw, en wanneer? Krijgt de klant een betaallink? Kun je die teksten zelf aanpassen? Dit is het scenario waar je het vaakst mee te maken krijgt.

Kun je eruit? Kun je je klanten, mandaten en abonnementsgegevens exporteren als je wilt overstappen?

Hoe RCUR het invult

RCUR is Mollie Gold Partner en koppelt aan je eigen Mollie-account, zodat je uitbetalingen op je eigen rekening blijven binnenkomen.

• Abonnementsregels: meerdere bedragen op één abonnement, bijvoorbeeld een vast maandtarief plus een variabel gebruiksdeel.
• Automatische opvolgingen: een mislukte SEPA-incasso wordt opnieuw geprobeerd, of de klant krijgt een betaallink om alsnog te betalen.
• Betaallinks: voor een eerste betaling, een eenmalige verkoop of een bestelling, met je eigen logo en kleuren op het betaalscherm.
• Boekhoudkoppelingen: Moneybird, Exact Online, WeFact en e-Boekhouden, plus Zapier, WooCommerce en een publieke API.
• Prijswijzigingen in bulk: een indexatie doorvoeren zonder klant-voor-klant werk.

Wat het kost

RCUR begint bij € 10 per maand en loopt tot € 35 voor het pakket met boekhoudkoppelingen en API-toegang. Er zijn geen kosten per transactie en geen percentage over je omzet; je betaalt alleen de transactiekosten van Mollie zelf. Je rekening blijft dus gelijk als je klantenbestand verdubbelt.

Je kunt 7 dagen gratis proberen, zonder creditcard.