Le mandat de prélèvement SEPA expliqué

Le prélèvement automatique repose sur une confiance qui doit pouvoir être vérifiée après coup. Pour un prélèvement ordinaire auprès d'un consommateur, la banque de votre client ne vérifie pas au préalable si vous aviez une autorisation ; ce contrôle n'intervient qu'en cas de réclamation. Vous devez alors pouvoir montrer sur quoi reposait votre autorisation.

Ce que doit contenir un mandat valable

Un mandat SEPA n'est complet qu'avec ces informations :

• Nom et adresse du créancier, celui qui prélève. Si vous prélevez via un prestataire de services de paiement, c'est ce prestataire.
• L'identifiant créancier du créancier.
• Une référence unique de mandat, qui permet de retrouver ce mandat précis.
• Nom et IBAN du client.
• S'il s'agit d'un mandat ponctuel ou récurrent.
• La date et le consentement lui-même : une signature, ou un acte numérique qui y équivaut.

Si l'un de ces éléments manque, vous avez un problème en cas de litige : le client peut réclamer son argent jusqu'à 13 mois au lieu de 8 semaines.

Récurrent ou ponctuel

Un mandat ponctuel ne vaut que pour un seul prélèvement. Si vous l'utilisez une deuxième fois, ce deuxième prélèvement n'est pas autorisé.

Un mandat récurrent couvre une série de prélèvements et c'est ce qu'il vous faut pour les abonnements, les contrats et les plans de maintenance. Attention au délai d'expiration : si vous ne prélevez rien pendant 36 mois, le mandat expire. Cela joue pour les clients que vous facturez annuellement et que vous sautez une fois, ou pour un abonnement longtemps en pause.

Le consentement numérique n'est pas un mandat

C'est là que cela se passe le plus souvent mal en pratique, et la distinction mérite d'être bien claire.

Un premier paiement en ligne n'est pas un mandat signé. La voie la plus courante avec un prestataire de services de paiement est que le client paie une fois via iDEAL, après quoi le prestataire enregistre une autorisation et vous pouvez prélever en continu. Cela fonctionne très bien techniquement, et pratiquement tout le marché néerlandais procède ainsi. Mais cela ne vous donne pas d'autorisation formelle au sens des règles SEPA : il n'y a ni signature ni formulaire de mandat avec les informations de la section précédente.

Ce que cela signifie en pratique : en cas de contestation, vous n'avez aucun mandat à présenter. Vous pouvez montrer qu'un paiement a eu lieu et que le client a accepté vos conditions, mais pas qu'une autorisation signée existait. Partez donc du principe que votre client conserve en pratique le plein droit de rejet, et organisez votre administration et votre trésorerie en conséquence.

Une autorisation signée est la voie formelle. Si le client signe un formulaire contenant les informations citées ci-dessus, vous avez un mandat au sens formel. Dans RCUR, à partir de l'offre Advanced, vous saisissez alors l'IBAN manuellement et placez directement le client dans un abonnement, sans premier paiement en ligne. Conservez ce formulaire de façon ordonnée : c'est votre seule défense si les choses tournent mal.

La voie qui convient dépend de ce qui est en jeu. Pour de petits montants mensuels auprès de consommateurs, les avantages de conversion de la voie par paiement l'emportent généralement sur le risque de preuve. Pour de gros montants ou de longs contrats, une autorisation signée mérite considération. Ceci n'est pas un conseil juridique ; faites relire vos conditions si beaucoup en dépend.

L'annonce préalable

Vous devez indiquer à votre client à l'avance quel montant vous prélevez à quelle date. Le délai standard est de 14 jours calendaires, mais vous pouvez convenir d'un délai plus court avec votre client. Cela se fait généralement dans les conditions générales ou le contrat d'abonnement.

Pour un montant fixe à date fixe, vous n'avez pas à le répéter chaque mois : une annonce pour toute la série suffit. Si le montant ou la date change, vous l'annoncez à nouveau. En pratique, vous le réglez avec la facture que vous envoyez de toute façon.

Délais de rejet

C'est la partie qui surprend le plus souvent les entreprises.

Situation	Délai
Prélèvement auprès d'un consommateur avec mandat valable	8 semaines, sans motif
Prélèvement sans mandat valable	13 mois
Prélèvement entre entreprises (variante B2B)	Pas de droit de rejet

Deux choses à retenir. Premièrement : un prélèvement n'est jamais définitif pendant les huit premières semaines. Ne comptez pas sur l'argent dans votre trésorerie comme s'il était déjà là. Deuxièmement : un rejet laisse votre créance intacte. Le client a récupéré son argent mais doit toujours le montant ; vous avez seulement perdu votre moyen de recouvrement le plus simple. Ce que vous faites ensuite figure sur le suivi des prélèvements échoués.

La variante entre entreprises ne connaît pas de droit de rejet, mais pose des exigences plus lourdes : votre client doit être une entreprise et sa banque doit enregistrer le mandat à l'avance. Tous les prestataires de services de paiement ne le prennent pas en charge.

Ce qu'il faut conserver

En cas de litige, vous devez pouvoir prouver qu'un mandat existait et ce qu'il disait. Conservez donc, par client :

• la référence du mandat et la date de sa remise ;
• la preuve du consentement : le premier paiement ou le formulaire signé ;
• les annonces préalables que vous avez envoyées, généralement vos factures.

Tant que les mandats sont bien consignés, un rejet est un incident. Sans cette administration, chaque réclamation est une discussion que vous ne pouvez pas gagner.

Comment RCUR gère cela

RCUR est Mollie Gold Partner et prélève via votre propre compte Mollie. En pratique, cela signifie :

• Vous n'avez besoin ni de votre propre convention de prélèvement ni d'un identifiant créancier, car le prélèvement s'effectue sous le contrat de Mollie.
• L'autorisation est enregistrée via le premier paiement sur un lien de paiement. Si vous voulez un mandat formellement signé, vous saisissez l'IBAN manuellement après la signature de votre client.
• Les factures et les annonces peuvent suivre automatiquement grâce aux intégrations avec Moneybird, Exact Online, WeFact, e-Boekhouden, HostFact et Teamleader.
• Les versements arrivent sur votre propre compte ; RCUR ne s'interpose pas entre vous et votre argent.

Vous pouvez essayer gratuitement pendant 7 jours, sans carte bancaire.